BAS Документообіг КОРП

Описание

Соответствие украинскому законодательству

"BAS Документообіг КОРП" позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота, согласно основных постанов и законов, которые регулируют ведение деловодства и документооборота в Украине:

• Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV "Про электронные документы и электронный документооборот"
• Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР "Про защиту информации в информационно-телекоммуникационных системах"
• Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР "Про звернення громадян"
• Постанова КМУ от 30.11.2011 №1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади"

Робота с документами

"BAS Документообіг КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной картой, набор реквизитов которой отвечает "Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997", постанові КМУ "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах". Для карточек документов, процессов и заданиц предусмотрены специальные инструкции, которые облегчают знакомство и роботу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

Сохранение и права доступа

В программе "BAS Документообіг КОРП" внутренние документы и файлы сохраняются в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться согласно с организационной структурой предприятия или за типами документов. Каждой папке устанавливается разрешение на исполнение пользователями или группами пользователей разных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.

Дополнительно к этому все данные информационной базы "BAS Документообіг КОРП" ограничиваются правами доступа зависимо от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Допускается назначение как разрешительных, так и запрещающих прав, что позволяет легко поддерживать политику безопасности в актуальном состоянии. Реализовано отчет, что позволяет проверять назначенные права и разрешения для избежания предоставления незапланированного доступа к конфиденциальной информации.

Непосредственно файлы могут сохраняться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов

"BAS Документообіг КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистры документов проводится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрихкодов и регистрационных штампов.

Реєстрация документа сопровождается следущими процессами:

• запуск автоматизированной процедуры (бизнесс-процесса) рассмотрения документов и дальнейшей постановки на контроль оповещения исполнителей
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное сохранение или уничтожение
• дальнейшее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам

Учет обращений граждан 

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан согласно Закону України №393/96-ВР от 02.10.1996 "Про звернення громадян".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопровождающую информацию по ним. Для анализа и контроля исполнений обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

Учет договоров

В "BAS Документообіг КОРП" автоматизировано полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения
• учет и контроль сроков действия договоров
• автоматичесское продолжение сроков действия по правилам, указанным в договоре
• многовалютный учет сумм договоров
• работа с многосторонними договорами
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура
• контроль возвращения переданных экземпляров документов по договору
• разрыв договора

Регистрация договоров происходит с помощью регистрационной карточки договора, имеющей значительно расширенный список реквизитов по сравнению с другими типами документов, например реквизиты на хранение сроков действия договора, сумм, правил налогообложения и другие. Также карта договора включает в себя табличную часть для ведения товарной спецификации договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договора, в которых заканчиваются сроки действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количеств заключенных  договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Договора, которые разорваны".

Сканирование

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, что поддерживают интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в формате jpg, pdf и tif, среди другого и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Автоматическая загрузка файлов из каталога 

Программа умеет автоматически скачивать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Электронная почта

Встроенная в "BAS Документообіг КОРП" внутренняя почта позволяет:

• Отправлять электронной почтой непосредственно с программы любые документы или файлы
• Загружать входящие или внутренние документы с электронной почты
• При использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы
• Искать письма за реквизитами и с помощью быстрого поиска, искать среди другого, и по текстовому содержанию писем
• Кроме того, программа автоматически отслеживать почту и выводить сообщения, которые сплывают в правом нижнем углу, при поступлении новых писем. Если за письмом была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылку в области чтения в карточке письма

Виконання завдань по пошті

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду і редагування документів "BAS Документообіг КОРП" використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить перелік, документів, що редагуються, і перелік невиконаних задач, передбачено налаштування "Робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.

"BAS Документообіг КОРП" забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрихкодування документів

В "BAS Документообіг КОРП" всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:

• роздрукувати на окремому аркуші
• роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа
• роздрукувати на наклейці
• вставити в електронний документ як зображення

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код. Реєстраційний штамп може друкуватися як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

Зв'язки між документами

В "BAS Документообіг КОРП" передбачені стандартні зв'язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами і вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки. Реалізовано зручне відображення всіх документів, які стосуються кореспондента з катерегізацією на вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Документи кореспондента

Листування з кореспондентом

Для будь-якого документу можна побачити його зв'язки, тобто пов'язані документи.

Ієрархія зв'язків документу

Є можливість вивести структуру зв'язків документу у вигляді інформативного звіту, де є також можливість додаткового відбору за типом зв'язків та глибиною вкладеності зв'язків.

Структура зв'язків документу

Кілька резолюцій в документах

У картці документа "BAS Документообіг КОРП" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП). Необхідність підписання резолюцій визначається правилами документообігу, встановленими на підприємстві.

Переадресування вхідних документів

У програмі "BAS Документообіг КОРП" можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання перенаправлених документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

Бізнес-процеси та робота користувачів

У програмі "BAS Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення
• Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем
• Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне узгодження. Підтримуються такі варіанти узгодження, як: 
• паралельне
• послідовне
• змішане (паралельне і послідовне), зокрема і з урахуванням умов маршрутизації
• Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження
• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та відправки кореспонденту
• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення
• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання
• Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу
• Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація

Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор", і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, – самому директору або його заступнику.

Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів – інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.

Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й у годинах і навіть хвилинах.

Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом, ескалація задач бізнес-процесу у разі виконання деяких умов, наприклад автоматична передача простроченої задачі на керівника відділу, або автоматичне завершення простроченої задачі погодження документу як погодженої, та інших подібних дій у разі настання заданих користувачем подій.

Вікно налаштування ескалації задачі

Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.

Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх задачі.

Для підвищення виконавчої дисципліни і уникнення помилкового завершення фактично не завершених задач, в системі є можливість призначити додаткові умови перевірки (наприклад заповнення переліку обов'язкових полів картки документу, або прив'язки відповідного пов'язаного документо, який є підтвердженням виконання задачі), без виконання яких система не дозволяє вказати завершення виконання задачі.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

 Основне призначення цього механізму інтеграції – автоматизувати такі процеси обробки даних, які перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процеса, що перетинає кордони конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі "BAS Управління торгівлею", триває в "BAS Документообіг КОРП" і закінчується знову в "BAS Управління торгівлею".

Керування проектною діяльністю

Підтримка проектної діяльності в "BAS Документообіг КОРП" включає ведення аналітичного обліку даних (вхідних, вихідних і внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та ін.) у розрізі проектів, а також підтримка бізнес-процесами діяльності з виконання плану проекту. 

В програмі передбачено:

• Ведення картки та ієрархічної структури проекту (структура проекту містить в собі перелік проектних задач бізнес-процесу)
• облік трудовитрат у розрізі проектів
• формування звітності по проектах
• завантаження проекта з Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проекту, вивантажений у XML)
• робота з планом проекту й діаграмою Ганта

Бізнес-процес проекту включає наступні етапи:

• Ініціація
• Планування
• Затвердження плану
• Старт проектних робіт
• Виконання
• Завершення

Звіти з проектної діяльності:

• Поточний стан проектних задач
• Задачі, які скоро повинні початися
• Задачі, які скоро повинні закінчитися
• План-факт за строками (показує, чи є перевищення планових строків)
• План-факт трудовитрат (показує планові і фактичні трудовитрати за проектом)

Організація заходів

Реалізовані процеси підтримки організації заходів (нарад, конференцій та будь яких інших) дозволяють скоротити час на підготовку заходів, спрощує процедуру підбору та сповіщення учасників, забезпечує облік і контроль виконання прийнятих на нарадах чи зборах рішень тощо.

Система підтримує всі необхідні кроки від підготовки і до аналізу ефективності проведення заходу та виконання прийнятих рішень:

• Зовнішні та внутрішні заходи
• Протокольні заходи (наради, засідання, ради директорів)
• Бронювання приміщень
• Підбір зручного для учасників часу проведення
• Формування програми та протоколу
• Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання

Бізнес процес включає:

• Підготовка:
• планування учасників, місця й часу заходу
• оформлення програми заходу
• погодження участі (місця, часу)
• підготовка матеріалів до заходу
• розсилка учасникам матеріалів до заходу
• Проведення:
• фіксування присутніх/відсутніх
• фіксування прийнятих рішень
• Оформлення протоколу:
• підготовка протоколу
• погодження протоколу
• затвердження протоколу
• Виконання рішень

В комплект поставки включено широкий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів:

• Які заходи були проведені за період
• Як росте або зменшується кількість заходів в організації
• Скільки часу витрачається на заходи
• Заходи якого виду найчастіше проводяться в організації
• Хто зі співробітників ігнорує заходи
• Хто з голів/організаторів порушує строки
• По яких заходах були пропущені рішення
• інші

Зручність роботи на кожен день

Вікно "Мої завдання" показує списки завдань поточного користувача на закладках "Завдання мені" і "Завдання від мене". На закладці "Завдання мені" відображаються завдання, призначені поточному користувачеві безпосередньо, через ролі або делегуванням. Закладка "Завдання від мене" показує завдання, автором яких є поточний користувач.

Пошук

Електронний документ є структурованим набором даних, що містить реквізити та змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.

Реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але і по вмісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Облік робочого часу та контроль виконання

Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи або про відсутність на роботі з різних причин, наприклад у зв'язку з відпусткою або роботою віддалено. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, захода.

Організація розподіленої інформаційної бази

В програмі передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, серед іншого і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Обмін даними з іншими програмами

В "BAS Документообіг КОРП" передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу, зокрема "BAS ERP", "BAS Управління холдингом", "BAS Управління торгівлею". Прозора інтеграція дозволяє починати бізнес-процес в одній системі, а продовжувати в іншій (по аналогії можливо налагодити інтеграцію і з іншими системами управління).

Додатково до комплекту поставки релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і налаштування обміну за допомогою обробки "Універсальний обмін даними у форматі XML".

Веб-сервіси роботи з файлами

"BAS Документообіг КОРП" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між "BAS Документообіг КОРП" та іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:

• приєднувати файли до об'єктів вашої інформаційної бази
• розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів в "BAS Документообіг КОРП"
• забезпечити безпечне, надійне і централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства
• інтегрувати файли, пов'язані з вашою інформаційною базою, в загальний документообіг підприємства
• організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків