BAS Управління торгівлею

Описание

• увеличить производительность труда всех служб торгового предприятия;
• работать с оперативной информацией, которая отражает текущее состояние предприятия;
• быстро и в удобной форме получать отчеты для принятия решений на разных уровнях.

Планирование

Программа позволяет планировать объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы сбора (разборки) в количественных показателях, а также выполнять ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может выполняться в разрезе отдельных складов или в разрезе форматов магазинов (складов), в разрезе менеджеров, клиентов или отдельных соглашений с клиентами. План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа исполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет следующие возможности:

• планирование продаж в разрезе товарных категорий
  
• планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры
  
• детализация общего плана продаж по категориям номенклатуры с применением коэффициентов разбиения;
  
• управление коллекциями товаров;
  
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
  
• использование средней цены продажи.

Планирование закупок

Планирование можно осуществлять с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных:

• плановые и фактические объемы закупок и продаж;
  
• объемы заказов;
  
• товарные остатки и другие источники.
  

Также предусмотрена возможность планирования сбора (разборки) в количественных показателях. Есть возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов сбора, а также формирование заказов на сборку (разборку) на основании планов составления сбора (разборки).

Определение правил продажи

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продажи, применяемых к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.п.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки)
  
• финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов)
  
• логистические условия (состав отгрузки, срок поставки);
  
• другие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и другие условия).
  

Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно формировать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры). Основная задача фиксации условий продажи в сделке - автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи. Индивидуальные условия продажи регистрируются с помощью индивидуальной сделки для конкретного клиента. Индивидуальное соглашение может быть сформировано на основании данных типового соглашения с клиентом. В индивидуальном соглашении можно уточнить условия типового соглашения. Например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не определены в типовых условиях продажи.

Прикладное решение контролирует соблюдение правил продажи: продажа с отклонением от установленных правил может быть осуществлена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами. Согласование сделок осуществляется с помощью бизнес-процесса "Согласование сделок с клиентами".

Для отражения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо от того, используются или нет соглашения для регистрации правил продаж на предприятии. Договор заключается между конкретной организацией предприятия и организацией стороннего предприятия (контрагентом).

Установление цен

Прикладное решение позволяет определить различные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и другие характеристики.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ установления цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

• на основе данных, хранящихся в информационной базе;
  
• в виде произвольных формул.
  

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. Для создания формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базы предоставляет разные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценкам)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки (наценки). Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и в розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (в случае оформления индивидуальной сделки с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продажи (в случае оформления типового соглашения с клиентами);
  
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;
  
• в случае оформления продаж с конкретного склада (магазина).
  

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством). Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-то сегмента необходимо предоставить в подарок иной товар. Скидка (наценка) может быть назначена по определенным сегментам номенклатуры, на любую номенклатуру из списка. Процент и сумма скидки могут быть уточнены для каждой ценовой группы.

В прикладном решении предусмотрены различные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (по разовому объему продажи, по форме оплаты, по времени продажи и проч.). Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило общего применения скидок (наценок) внутри группы. Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

• Минимум - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;
  
• Максимум - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;
  
• Добавление - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок;
  
• Умножение - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;
  
• Вытеснение - в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе.
  

Допустимые значения ручных скидок для оформления продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или для конкретных клиентов (в соглашениях об условиях продаж). Ограничение ручных скидок (наценок) можно детализировать до ценовых групп.

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Применение для управления продажами в дистрибуции, проектными продажами, крупно и мелкооптовой торговлей

Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности "длинных" продаж, в системе предусмотрена возможность автоматизации всего процесса управления соглашением. Поддерживаются шаги бизнес-процесса, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленном с ним соглашении, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованию стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром, и заканчивая контролем исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Кроме того, реализовано упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением этапами. Допускаются различные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов - регламентов, инструкций, шаблонов документов и других материалов, необходимых в течение жизненного цикла процесса. Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в процессе подготовки и выполнения продажи: электронную почту, сведения о звонках, встречи, оформление заказа, счета, накладные, дополнительные файлы и тому подобное. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продаже.

Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

• сроки обработки операций на этапах процессов продаж;
  
• узкие места процессов (количество проигрышей и утраченный потенциал на этапах)
  
• вероятностный прогноз поступления денежных средств;
  
• графическое (в виде диаграммы "воронка продаж") представление состояния процессов продаж;
  
• подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал в разрезе этапов процессов продаж;
  
• отклонения от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок.
  

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного осуществления. Итак, система автоматизирует и поддерживает не только стадию реализации, но и подготовку продаж.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первичного спроса клиентов. Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

• Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сформировано в форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), * .mxl;
  
• Менеджер высылает коммерческое предложение клиенту;
  
• Клиент посылает ответ, фиксируемый в виде коммерческого предложения, введенного на основании исходного коммерческого предложения;
  
• По результатам согласования менеджер указывает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.
  

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

Заказ является "центром управления" всеми последующими действиями его выполнения.

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и сообщает о текущем состоянии дел на заказ по мере прохождения бизнес-процесса продаж.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, состояние оплаты по заказу и состояние отгрузки по заказу. Для повышения удобства обеспечено визуальное отражение состояния обеспечения заказов.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых сделок, не позволяя отклоняться от них пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения может использоваться бизнес-процесс "Согласование заказа". Система автоматически направляет уполномоченным пользователям задачу на согласование заказа и утверждает его при условии наличия положительного решения ответственных за согласование людей.

Возможно включить обособленный учет себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность отдельного заказа.

Решение предоставляет возможность указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности). Это позволяет планировать поступления выручки в разрезе дней, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузки клиентам со сроком задолженности, превышающей установленный лимит. В случае оформления отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузка в кредит. Помимо планирования средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработки заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только после получения оплаты за этапом "Аванс", для начала отгрузки товаров на заказ, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата за этапом "Предоплата". Информация о заказе, по которому может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку. При формировании списка отгрузок учитываются даты отгрузок, указанные в заказах. Контроль выполнения распоряжений ведется с точностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" распоряжения, чтобы отгруженное количество не превышало заказ. Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж. С целью максимально быстрой обработки потребностей партнеров с соблюдением корпоративных правил обслуживания, может быть использован такой короткий бизнес-процесс обработки заказа, если это необходимо.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить такие действия:

• Посмотреть общую информацию по своему заказу.
  
• Оформить новый заказ, указать способ доставки. Во время подбора в заказ, клиент может просмотреть карту товара с кратким описанием и фотографией товара.
  
• Посмотреть состояние заказов.
  
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные.
  
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки.
  
• Зарегистрировать заявку на возвращение.
  
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером.
  
• Оформить акт разногласий при приеме товаров.
  
• Зарегистрировать планы закупок товаров.
  
• Получать автоматические уведомления по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.
  

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы "Интеркампани": товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций. В этой схеме работы согласно настроенным правилам автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собрана информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Применение для управления продажами в розничной сети

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. Для сети магазинов есть следующие возможности:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.д.).
  
• Установление количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов.
  
• Определение состава товарной категории - какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате.
  
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента.
  
• Проведение анализа ассортимента.
  

В зависимости от формата магазинов применяются различные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать "BAS Управление торговлей" в связке с решением "BAS Розничная торговля" или одним из отраслевых решений на базе "BAS Розничная торговля". Такая схема обеспечивает:

• В офисе - максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей;
  
• В магазине - автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира.
  

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. Например, это могут быть небольшие магазины, торговые павильоны, ярмарочные места и тому подобное.

В торговой точке регистраторы расчетных операций (РРО) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, чего достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. Предполагается, что в момент совершения продажи, эта продажа не регистрируется в программе. За завершением периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные в результате продажи товаров покупателям в течение этого периода.

Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа "Отчет о розничных продажах".

В том случае, если в точке не ведется детальный ежедневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров. Недостатки, выявленные инвентаризацией, будут означать объемы продаж за период после предыдущей инвентаризации. Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами "Списание недостач товаров" и "Оприходование излишков товаров". Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.

Управление запасами

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве;
  
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
  
• снижение потребности в оборотных средствах;
  

• улучшение показателей оборота товаров;
  
• снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров;
  
• устранение избыточных запасов.
  

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенное поддержание запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
  
• определение максимального и минимального объема запасов;
  
• расчет среднедневного потребления товаров;
  
• определение поставщика и условий работы с ним;
  
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.
  

Упрощенное поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток - желаемое количество товаров, которое определяется сроком поставки;
  
• Максимальный остаток - желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.
  

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную или рассчитать автоматически на основании среднедневного потребления товаров.

Поддерживать запасы на складе в случае выбора упрощенного варианта управления запасами можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется к заказу у поставщика для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. Одновременно системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только к тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок "К заказу”).

Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, то будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. Рассчитанная величина заказа уменьшается на то количество товаров, которое было заказано ранее.

Расширенное поддержание запасов на складе

Расширенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
  
• определение максимального и минимального объема запасов;
  
• определение способа и метода обеспечения потребностей;
  
• выбор источника обеспечения потребностей;
  
• расчет среднедневного потребления товаров;
  
• определение поставщика и условий работы с ним;
  
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки)
  
• формирование различных заказов (заказ поставщику, заказ на сбор, заказ на перемещение).
  

При использовании расширенного варианта, поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей;
  
• методы обеспечения потребностей;
  
• параметры поддержания запаса в соответствии с методами обеспечения потребностей;
  
• сроки и графики поставок.
  

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• покупка у поставщика;
  
• перемещение с одного склада на другой;
  
• сборка/разборка.
  

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены сервисы автоматизации рутинных операций:

• определение способа обеспечения нужд;
  
• корректировка графиков поставки;
  
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения потребностей;
  
• определение источника обеспечения потребностей;
  
• контроль количества товаров, уже обеспеченных на заказ на отгрузку;
  
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
  
• формирование различных заказов.
  

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• Метод обеспечения "Заказ под заказ" - позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку. Этот метод минимизирует потребности в оборотных средствах и снижает вероятность возникновения избыточных запасов.
  
• Способ обеспечения потребностей - позволяет обеспечить потребности на заказ различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).
  

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:

• за счет запасов - при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса)
  
• независимо от поддержания запасов - при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.
  

Управление закупками

Для управления закупками предусмотрены различные возможности:

• подбор поставщиков товаров;
  
• различные условия закупок;
  
• поддержка нескольких схем приема товаров от поставщика;
  
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
  
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
  
• мониторинг цен поставщиков;
  
• оформление поставки товаров;
  
• составление графиков поставок и графиков платежей;
  
• корректировка поступлений и возврат поставщикам.
  

Цены поставщика будут зарегистрированы только для тех позиций, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Скачать цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю отделку. Также можно регистрировать цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения - "Соглашение об условиях закупок", использование которого позволяет:

• указать поставщика

• определить условия оплаты

Дополнительные конфигурации

• BAS Бухгалтерія
• BAS Роздрібна торгівля
• BAS Комплексне управління підприємством
• BAS Малий бізнес. ПРОФ (BAS small business)